ERP实施中有效变更管理的3个步骤

改变是人生的法则，抗拒改变才是真理。为了平衡这两个方面，变更管理是必不可少的。在您的组织中实施ERP意味着改变，并且必然会有一些阻力。为了管理变更，有一个变更管理策略是至关重要的，该策略将确保整个组织的平稳过渡。

ERP实施中的变更管理- 3个步骤

沟通改变
进行利益相关者分析
提供最终用户的培训

变更管理工作于人、过程和系统之间的关系。它确保人们理解业务流程变化并接受和使用新系统。的库伯勒-罗斯曲线是一个有效的变化管理策略，以了解人们如何处理变化。

在一篇关于在CIO中选择和实施ERP系统的文章中，Estes集团专业服务副总裁Matt Thompson就变更管理说:“组织的变更管理是项目成功的关键。典型的ERP项目促进了组织中的巨大变化，这些变化包括日常工作描述的变化或全部消除工作描述。[这些]变化会影响公司的文化，如果没有仔细的控制和沟通计划和研讨会，你可能会对ERP产生不良反应，导致实施和采用障碍。”(来源:首席信息官）

所以变革管理的重要性ERP实施不能被破坏了。本博客将描述有效的变革管理的三个步骤。

有效变更管理的3个步骤

步骤1:沟通

沟通很重要，因为人们无法接受他们不理解的东西。在ERP系统实施之前，尽早、频繁和渐进的沟通应该解释变更的需要。

员工需要知道原因采用新的ERP系统以及它将如何帮助组织。他们需要了解新系统的特点，以及新系统将如何使他们受益。

当ERP实施时，员工的任务性质甚至工作角色都会发生变化。员工需要知道从面向功能的组织到面向流程的组织的转换涉及到什么，它的好处，以及一旦系统启动，他们的任务将如何变化。

有必要将沟通策略作为变革管理的一部分。它可以是单向沟通，也可以是双向沟通。半导体和商业通信系统制造商Mitel公司决定在其组织内实施ERP。他们使用这两种沟通方法来获得员工的支持。

在单向通信中，通过内部网、海报、时事通讯、市政厅会议和集成测试演示定期宣布项目并更新其状态。

米特尔更注重双向沟通。在会议、研讨会和内部网的问答环节中的对话和讨论帮助员工理解这一变化。这对获得员工的信心和他们对变革的支持非常重要。它还有助于解决误解。员工接受并承诺这些改变。他们认同这种新的工作方式，可以利用他们的帮助说服其他员工。

步骤2:利益相关者分析

这一步将定义谁将受到ERP实施的影响。分析将有助于了解每个利益相关者的参与程度，并将确定他们需要的培训数量。

这种分析将有助于记录每个涉众的角色和职责。在这一阶段将定义的角色是:

领导-提供方向和对齐
超级用户-部门内的中小企业，了解自己部门的业务流程
高级用户——具有某些应用程序高级知识的用户，他们将监视终端用户的日常事务
终端用户——所有使用系统的人，他们向系统提供数据

在这一阶段，将分析组织重组后各利益相关者的优势和劣势、工作角色和职责。为了使涉众能够提交并拥有变更，有必要对每个人的参与程度进行评估。干系人分析的结果用于确定培训需求。

步骤3:最终用户培训

对员工进行技能和知识培训是执行ERP系统所必需的。培训必须针对组织中的每个过程进行定制，以便用户了解培训与他们的相关性。

培训需要投入时间、金钱和精力，但结果是值得的，因为它将帮助员工了解自己的角色，从而减少他们对变化的阻力。事实上，阿伯丁集团(The Aberdeen Group)在2014年发布的一份关于顶级组织如何部署ERP培训的报告称，一流组织(根据业绩排名前20%的公司)可能会将ERP培训与日常业务流程结合起来，以便在工作中学习。(来源:阿伯丁）

终端用户培训将为员工提供软件基础知识及其带来的好处。从管理团队到执行团队，从IT项目团队到最终用户，组织范围内的培训是必要的。

终端用户培训必须是持续进行的，应该包括课程、研讨会和贯穿实施过程的实践会议。它不应该是一个“一次性的”计划，而是一个持续的过程。员工通常无法记住使用新软件所涉及的所有不同任务。所以一个课堂培训与在线学习相结合将最好的工作。